← เริ่มที่นี่

สต็อก

สำหรับ ต้อนรับห้องยาจัดซื้อรับของเจ้าของ

หน้านี้สำหรับทุกคนที่แตะเรื่องของในคลัง — ห้องยา ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายรับของ เคาน์เตอร์ที่ต้องเช็คของก่อนขาย และเจ้าของคลินิก อ่านแล้วจะรู้ว่าตัวเลขบนหน้าจอมาจากไหน ของถูกตัดตอนไหน และถ้าตัวเลขไม่ตรงของจริงต้องทำอะไร

จำข้อเดียว: ตัวเลขสต็อก ไม่มีใครพิมพ์แก้ได้ตรง ๆ — ทุกครั้งที่ของเข้าหรือออก ระบบจดเป็น 1 บรรทัดถาวร ถ้าตัวเลขขยับเอง ให้เปิดแท็บ การเคลื่อนไหว จะเห็นเสมอว่าขยับเพราะเอกสารใบไหน

แนวคิดหลัก 5 ข้อ

# หลักการ ในงานประจำวันแปลว่า
1 ของอยู่ที่คลังไหน ล็อตไหน ยอดไม่ได้เป็นตัวเลขรวมลอย ๆ ระบบรู้ว่าของอยู่คลังไหน ล็อตไหน หมดอายุเมื่อไหร่
2 จดทุกครั้ง แก้/ลบไม่ได้ ทำผิด = ทำเอกสารแก้กลับ ไม่ใช่ลบของเดิม ประวัติจึงตรวจย้อนได้ครบ
3 ติดลบไม่ได้ ของไม่พอ ระบบไม่ยอมตัด และขึ้นข้อความบอกว่าขาดเท่าไหร่
4 ของออกตอน "จ่าย" ไม่ใช่ตอน "สั่ง" หมอสั่งยาหรือเปิดบิลไว้ ของยังไม่ขยับ — ดู ตารางตัดสต็อก
5 แก้ยอดต้องมีสองคน คนหนึ่งขอ อีกคนอนุมัติ ตัวเลขถึงเปลี่ยน

ของที่นับสต็อก และของที่ไม่นับ

ชนิดรายการ นับสต็อก? ตัวอย่าง
สินค้า (รวมยาแผนปัจจุบัน) ✅ ยาเม็ด ครีม ฟิลเลอร์ อาหารเสริม
วัสดุสิ้นเปลือง ✅ เข็ม สำลี ถุงมือ
สมุนไพร ✅ นับเป็นกรัม สมุนไพรจีน ผงสกัด
บริการ ❌ ค่าตรวจ ค่าหัตถการ ค่าฝังเข็ม
แพ็กเกจ / ใช้สิทธิ์คอร์ส ❌ คอร์สทรีตเมนต์

สมุนไพรบางตัวตั้งไว้ว่า ไม่ติดตามสต็อก ได้ (เช่น ผงสกัดที่คลินิกไม่อยากนับเป็นกรัม) — ตัวนั้นจ่ายได้เลยและระบบจะไม่ตัดสต็อกให้

ภาพรวม: ของเข้า → อยู่ในคลัง → ของออก

ของเข้า (รับสินค้า · สต๊อกยกมา · รับโอน) → ยอดคงเหลือแยกตามคลังและล็อต → ของออก (จ่ายยา · บิลชำระแล้ว · โอนออก · ทำลาย)

ทุกลูกศรในเส้นนี้คือบรรทัดหนึ่งในแท็บ การเคลื่อนไหว

ของ "เข้า" สต็อกตอนไหน

วิธี ใช้เมื่อ ของเข้าจริงตอน
รับสินค้า จากใบสั่งซื้อ ผู้จำหน่ายมาส่งของ กด ยืนยันการรับ — บันทึกเข้าสต๊อก
สต๊อกยกมา วันแรกที่เริ่มใช้ระบบ กด นำเข้าข้อมูล ในศูนย์นำเข้าข้อมูล สำเร็จ
รับโอน ย้ายของจากอีกคลังในสาขาเดียวกัน ปลายทางกด รับสินค้า ในใบโอน
ปรับยอด (เพิ่มเข้า) เจอของเกินจากที่ระบบมี ผู้อนุมัติกด อนุมัติ & บันทึกลงบัญชี

สั่งซื้อแล้ว ≠ ของเข้าแล้ว

ใบสั่งซื้อยังไม่ทำให้ของเข้าสต็อก ของจะเข้าก็ต่อเมื่อ ยืนยันใบรับ เท่านั้น ขั้นตอนจัดซื้อทั้งหมดอยู่ที่ จัดซื้อ

ของ "ออก" จากสต็อกตอนไหน

ของออกได้ 4 ทาง: จ่ายยา · บิลชำระแล้ว · โอนออก · ทำลาย/ปรับลด ที่อนุมัติแล้ว

เปิดบิลค้างไว้ หรือหมอใส่รายการในการตรวจ ของยังไม่ขยับ จังหวะที่แน่นอนของแต่ละรายการอยู่ในตารางถัดไป — ตารางเดียวที่ทุกหน้าในคู่มือนี้ลิงก์มา

ระบบตัดสต็อกตอนไหน — ตารางเดียวจบ

"โหมดการจ่ายยา" คือค่าที่เจ้าของตั้งไว้แยกกันสำหรับ ยาแผนปัจจุบัน และ ยาสมุนไพร มี 3 แบบ: มีเคาน์เตอร์จ่ายยา · แพทย์จ่ายยาเอง · ไม่ใช้ระบบสั่งยา (วิธีดูว่าสาขาคุณเป็นแบบไหน อยู่ที่ ห้องยา)

รายการ โหมดการจ่ายยา ตัดสต็อกตอน
ยาแผนปัจจุบันที่หมอสั่งเป็น ใบสั่งยา มีเคาน์เตอร์จ่ายยา กด จ่ายยา ที่ห้องยา
ยาแผนปัจจุบันที่หมอสั่งเป็น ใบสั่งยา แพทย์จ่ายยาเอง · ไม่ใช้ระบบสั่งยา ไม่ตัดเลย (ไม่มีปุ่มจ่ายยา)
ตำรับยาสมุนไพร มีเคาน์เตอร์จ่ายยา กด จ่ายยา ที่ห้องยา
ตำรับยาสมุนไพร แพทย์จ่ายยาเอง · ไม่ใช้ระบบสั่งยา บิลเปลี่ยนเป็น ชำระแล้ว
ยา/สินค้าที่สั่งผ่านหมวด สินค้า retail ในการตรวจ ทุกโหมด บิลเปลี่ยนเป็น ชำระแล้ว
ขายหน้าร้าน (สินค้า / สมุนไพร) ทุกโหมด บิลเปลี่ยนเป็น ชำระแล้ว
วัสดุสิ้นเปลืองที่ผูกกับบริการ ทุกโหมด บิลของบริการนั้นเปลี่ยนเป็น ชำระแล้ว
บริการ · แพ็กเกจ · ใช้สิทธิ์คอร์ส — ไม่ตัด

ตัดจากคลังไหน: ทุกแถวในตารางตัดจาก คลังเดียวกัน คือ ชั้นเก็บของจริงที่ใช้งานอยู่ ตัวที่ชื่อเรียงขึ้นก่อน (ตามลำดับตัวอักษร) — ถ้าสาขามีคลังจริงคลังเดียว ก็คือคลังนั้น บนจอยังไม่มีช่องให้เลือกคลังตอนจ่ายหรือตอนขาย ดูวิธีจัดคลังให้ถูกที่ จุดเก็บของ

"ชำระแล้ว" หมายถึงรับเงินจนบิลครบ — จ่ายบางส่วน (ชำระบางส่วน) ของยังไม่ถูกตัด ชื่อสถานะบิลทั้งหมดอยู่ที่ วงจรของบิล

3 เรื่องที่ทำให้คนงงบ่อยที่สุด

  1. โหมดแพทย์จ่ายยาเอง ยาแผนปัจจุบันในใบสั่งยาไม่ตัดสต็อก ถ้าคลินิกอยากให้ยาตัวนั้นตัดสต็อก ให้หมอสั่งผ่านหมวด สินค้า retail แทน (จะตัดตอนบิลชำระแล้ว)
  2. โหมดมีเคาน์เตอร์จ่ายยา ของหายจากชั้นตั้งแต่กดจ่ายยา แม้คนไข้ยังไม่ได้จ่ายเงิน — ถ้าคนไข้เดินหนีไป สต็อกถูกตัดไปแล้วจริง (ของออกจากชั้นไปแล้วจริง)
  3. สมุนไพรตัดเป็นกรัมเต็มเสมอ ปัดขึ้น — 3.5 กรัม × 1 ห่อ ตัด 4 กรัม, 30.5 กรัม × 2 ห่อ ตัด 61 กรัม

ถ้าไม่เป็นแบบนี้: ของไม่ตัดทั้งที่ควรตัด → สาขาอาจปิดการติดตามสต็อกไว้ ดู คลินิกที่ไม่นับสต็อก · ตัดแล้วอยากคืน → กดผิด แก้ยังไง: สต็อก

หน้ายอดคงเหลือ อ่านยังไง

เมนู สต็อก › สต็อกสินค้า แท็บแรก ยอดคงเหลือ

สิ่งที่เห็น ความหมาย
ตัวกรอง สถานที่ ดูทีละคลัง (เลือกคลังจากตรงนี้)
คอลัมน์ รายการ ชื่อของ บรรทัดเล็กใต้ชื่อบอกรูปแบบยา และ ขั้นต่ำ ถ้าตั้งไว้
คอลัมน์ คงเหลือ จำนวนในคลังนี้ พร้อมหน่วย (สมุนไพรเป็นกรัม ยาเป็นหน่วยของยาตัวนั้น) สีส้มเข้ม = เท่ากับหรือต่ำกว่าขั้นต่ำ สีแดงอิฐ = หมด
คอลัมน์ มูลค่า จำนวน × ต้นทุนต่อหน่วย หัวคอลัมน์รวมยอดทั้งคลังให้
แถบ N ล็อตจะหมดอายุภายใน 30 วัน ล็อตใกล้หมดอายุของสาขา (แสดง 10 แรก)
  • กดที่แถว → เห็น ล็อต ของรายการนั้น: เลขล็อต วันหมดอายุ จำนวน ต้นทุนต่อหน่วย (ต้องมีสิทธิ์ ดูล็อตสินค้า)
  • ปุ่ม กรองตามรายการ ด้านบน (ช่อง ค้นหาสินค้า วัสดุ หรือสมุนไพร…) → พิมพ์ ชื่อ หรือ รหัสสินค้า เพื่อดูเฉพาะตัวนั้น (ใช้ได้ทั้งแท็บยอดคงเหลือและการเคลื่อนไหว) — ช่องนี้ไม่ค้นจาก ชื่อสามัญ พิมพ์ "paracetamol" จะเจอเฉพาะยาที่มีคำนี้ในชื่อสินค้า ถ้าอยากค้นด้วยชื่อสามัญได้ ให้ตั้งชื่อสินค้าให้มีชื่อสามัญอยู่ด้วย เช่น "Tylenol (paracetamol) 500 มก."
  • ตัวกรองเพิ่มเติม: กลุ่มยา · รูปแบบยา · ป้ายกำกับ (ขึ้นเมื่อคลินิกมีข้อมูลนั้น) — หน้านี้ไม่มีตัวกรองตามประเภท (เฉพาะสมุนไพร / เฉพาะวัสดุ) ถ้าต้องการ ใช้รายงาน สต๊อกคงเหลือ ตัวกรอง ประเภทรายการ (รายงาน) หรือติด ป้ายกำกับ ให้กลุ่มนั้นแล้วกรองด้วยป้าย
  • หน้านี้ดูทีละคลัง ยอดรวมทุกคลังของสาขาดูที่รายงาน สต๊อกคงเหลือ (ไม่เลือกจุดเก็บ = ทุกคลัง)
  • ติดป้ายกำกับให้ยาทำจากหน้าสต็อกไม่ได้ — ทำที่ ข้อมูลหลัก › สินค้า (เลือกหลายรายการแล้วติดป้ายทีเดียว) ปกติเป็นงานเจ้าของ
  • รายการที่ยังไม่เคยมีของในคลังนี้ก็แสดง โดยคงเหลือเป็น 0
  • ปุ่ม ส่งออก → CSV (เปิดใน Excel ได้ — ตัวเลือก Excel และ พิมพ์ ในเมนูยังขึ้น เร็วๆ นี้ กดไม่ได้) — ไฟล์ส่งออกมีคอลัมน์เพิ่ม เช่น ต่ำกว่าขั้นต่ำ (ใช่/ไม่) และ ต้นทุน/หน่วย

ถัดไป: อยากรู้ว่าตัวเลขขยับเพราะอะไร → การเคลื่อนไหว · ตัวเลขไม่ตรงชั้น → เลือกเครื่องมือแก้ยอด

ถ้าไม่เป็นแบบนี้:

  • ขึ้น ยังไม่มีตำแหน่งจัดเก็บแบบกายภาพ → สาขายังไม่มีคลังจริง ให้คนที่มีเมนู คลังสินค้า สร้าง
  • ขึ้น ไม่มีสต็อกที่ตำแหน่งนี้ → เลือกคลังผิด ลองเปลี่ยน สถานที่
  • ตัวเลขขึ้น ไม่ติดตามสต็อก → สาขานี้ปิดการนับสต็อกไว้
  • ไม่เห็นล็อต → ขอสิทธิ์ ดูล็อตสินค้า จากเจ้าของคลินิก
  • อยู่ใน มุมมองบริษัท → เลือกสาขาเดียวก่อน (เริ่มที่นี่)

ล็อตและวันหมดอายุ (FEFO)

เวลาตัดของ ระบบเลือก ล็อตที่หมดอายุเร็วที่สุดก่อน (FEFO) — ต่างจาก FIFO ที่ใช้ของที่ รับเข้าก่อน ก่อน ถ้าวันหมดอายุเท่ากัน ระบบใช้ล็อตที่รับเข้าก่อน

ล็อต วันหมดอายุ ลำดับ
A ก.ค. 2026 ใช้ก่อน
B ธ.ค. 2026 ถัดไป
ไม่มีวันหมดอายุ — หลังสุด
หมดอายุแล้ว ผ่านไปแล้ว ไม่ใช้เลย
  • เลือกล็อตเองตอนจ่ายหรือขายไม่ได้ — ระบบเลือกให้เสมอ หลังจ่ายยา เลขล็อตที่ถูกตัดโชว์ที่ป้าย จ่ายแล้ว
  • ล็อตที่หมดอายุแล้วระบบข้าม แต่ยังนับอยู่ใน คงเหลือ จนกว่าจะทำลาย — ถ้าของที่เหลือหมดอายุทั้งหมด ระบบขึ้น "ของไม่พอ"
  • ของยกมาที่ไม่มีล็อต ถูกใช้หลังสุด หลังล็อตที่รับเข้าหมดแล้ว
  • ระบบตัดล็อตที่หมดอายุจริงไปแล้ว? ระบบดูวันหมดอายุ ที่กรอกตอนรับของ ถ้ากรอกวันช้ากว่าวันจริง ระบบจะคิดว่ายังไม่หมดอายุ — เปิดล็อตนั้นดูวันที่ในระบบเทียบกับกล่อง แล้วทำตาม รับผิด แก้ยังไง · ของยกมาไม่มีวันหมดอายุในระบบ ระบบจึงไม่รู้ว่าหมดอายุ ต้องคัดเองที่ชั้น
  • ล็อตเลขเดียวกันรับเข้า 2 ครั้ง = 2 แถว (แต่ละใบรับสร้างล็อตของตัวเอง)

เจอของใกล้หมดอายุ ทำอะไรต่อ: ใช้ก่อนได้ไหม (ระบบจะตัดล็อตนี้ก่อนอยู่แล้ว) · ถ้าใช้ไม่ทัน ทำ คำขอทิ้งสินค้า ตอนหมดอายุ เพื่อให้ยอดตรงชั้น

จุดเก็บของ (คลังสินค้า)

เมนู สต็อก › คลังสินค้า — "คลัง" ในระบบคือ ที่วางของ ในสาขา (ห้องยา ห้องสต็อก ตู้เย็น) ไม่ใช่สาขา แต่ละสาขามีคลังของตัวเอง

ประเภท คืออะไร
ชั้นเก็บของจริง ที่เก็บของจริง คลินิกใหม่มีให้ 1 คลังชื่อ Main Stockroom เปลี่ยนชื่อได้
เสมือน (ป้าย ระบบ) 3 คลังที่ระบบสร้างเอง: supplier_owed · in_transit (ของระหว่างโอน) · scrap (ของที่ทำลายแล้ว) — ห้ามเปลี่ยนชื่อหรือปิด

ของใน in_transit และ scrap ไม่โผล่ในหน้ายอดคงเหลือ (หน้านั้นแสดงเฉพาะชั้นเก็บของจริง) ส่วน supplier_owed ยังไม่มีงานไหนใช้ ไม่ต้องทำอะไรกับมัน

  1. กด เพิ่มตำแหน่ง
  2. ใส่ ชื่อตำแหน่ง เลือก ประเภท = ชั้นเก็บของจริง (เปลี่ยนประเภทภายหลังไม่ได้)
  3. กด สร้าง

เปลี่ยนชื่อคลัง → กด แก้ไข ที่แถวคลังนั้น พิมพ์ชื่อใหม่แล้วบันทึก (คลังเสมือนป้าย ระบบ เปลี่ยนชื่อไม่ได้) — ชื่อมีผลกับลำดับคลังที่ระบบตัดของ ดูกล่องด้านล่าง

เลิกใช้คลัง → ปิดการใช้งาน (ทำได้เมื่อคลังว่างแล้วเท่านั้น ถ้ายังมีของ ให้โอนออกหรือปรับเป็นศูนย์ก่อน) — ข้อความยืนยันบอกว่าเปิดใช้งานใหม่ได้ภายหลัง แต่ตอนนี้ยังไม่มีปุ่มเปิดกลับ ถ้าปิดผิด แจ้งทีมงาน

ควรมีกี่คลัง

การจ่ายยาและการขายทุกทางตัดจาก คลังจริงตัวแรกตามชื่อ เสมอ ถ้าคลินิกเล็ก คลังเดียวง่ายที่สุด ถ้าแยก "ห้องสต็อก" กับ "ห้องยา" ให้ตั้งชื่อคลังที่จ่ายยาให้เรียงขึ้นก่อน (เช่น ขึ้นต้นด้วยตัวเลข "1 ห้องยา") และรับของเข้าคลังนั้นโดยตรง ไม่อย่างนั้นจะขึ้น "ของไม่พอ" ทั้งที่ของวางอยู่อีกห้อง

สายจัดซื้อ จนของเข้าคลัง

ขั้น บนจอ สต็อกขยับไหม
1 จัดซื้อ › แท็บ คำร้อง (ใบขอซื้อ, เลข PR-) ไม่
2 แท็บ ใบสั่งซื้อ (เลข PO-) ไม่
3 แท็บ รับสินค้า (ใบรับ, เลข GR-) ยืนยันแล้ว เข้า

ขั้นตอนเต็ม ของมาไม่ครบ ของแถม ราคาไม่ตรง อยู่ที่ จัดซื้อ

เลือกเครื่องมือแก้ยอดให้ถูก

สถานการณ์ ใช้ เหตุผล
ของแตก หาย 1–2 รายการ ปรับยอด (เหตุผล ของเสีย/ชำรุด / ของขาดหาย) เร็ว ทีละรายการ
ของหมดอายุ ชำรุด ถูกเรียกคืน คืนผู้จำหน่าย (เหตุผล อื่นๆ) การทำลาย ย้ายของไปคลัง scrap มีพยานและเหตุผลครบ
นับทั้งคลัง/ทั้งหมวด ประจำเดือน การตรวจนับ แก้หลายสิบรายการในครั้งเดียว
ยอดยกมาใส่ผิดหลายรายการ การตรวจนับ แบบดึงยอดคาดไว้ กรอกยอดจริงทับทีเดียว
ของอยู่ผิดห้อง โอนย้ายระหว่างคลัง ยอดรวมไม่เปลี่ยน แค่ย้ายที่

ของแตก 1 ขวด: ใช้ ปรับยอด ก็พอ ถ้าคลินิกต้องการหลักฐานการทิ้งยา (เช่น ยาควบคุม) ใช้ การทำลาย

การปรับยอด ต้องมีสองคน

ทั้ง ปรับยอด · การตรวจนับ · การทำลาย ใช้กติกาเดียวกัน: คนหนึ่งสร้างคำขอ อีกคนอนุมัติ ตัวเลขจึงเปลี่ยน คนที่สร้างคำขอกดอนุมัติเองไม่ได้ (ขึ้น ผู้ใช้ไม่สามารถอนุมัติคำร้องของตนเองได้ — หลักการ 4 ตา)

ทำไม: กันการแก้ตัวเลขเงียบ ๆ — ในระบบนี้ตัวเลขสต็อกคือเงินของคลินิก

ข้อยกเว้นเดียว: บางแพ็กเกจระบบอนุญาตให้คนเดียวอนุมัติ ปรับยอด ของตัวเองได้ ดูว่าแพ็กเกจไหนในแถว "อนุมัติปรับยอดของตัวเองได้" ที่ แพ็กเกจระบบ — การตรวจนับ และ การทำลาย ไม่มีข้อยกเว้นในทุกแพ็กเกจ

คลินิกมีคนอนุมัติได้คนเดียว (เจ้าของ): ให้เจ้าของเป็นคนอนุมัติ และให้คนอื่นเป็นคนสร้างคำขอ ถ้าเจ้าของต้องสร้างเอง (และแพ็กเกจของคลินิกไม่มีข้อยกเว้นข้างบน) ต้องให้พนักงานที่ไว้ใจอีก 1 คนมีสิทธิ์อนุมัติ — เช่น ตั้งเขาเป็นบทบาท Manager ผู้จัดการ (บุคลากรและสิทธิ์) ส่วน การตรวจนับ และ การทำลาย ต้องมีสองคนเสมอ

ขอปรับยอด

  1. สต็อก › สต็อกสินค้า › แท็บ ปรับยอด › สร้างคำร้อง (หรือกดเมนูแถวในยอดคงเหลือ › ปรับสต๊อก)
  2. เลือก ตำแหน่งจัดเก็บ · ประเภทสินค้า · สินค้า · ล็อต (ไม่บังคับ)
  3. เลือกวิธี: นำออก · เพิ่มเข้า · ตั้งเป็น (ตั้งเป็น = พิมพ์ยอดที่นับได้จริง ระบบคิดส่วนต่างให้) แล้วใส่ จำนวน
  4. เลือก เหตุผล (เช่น ของเสีย/ชำรุด · ของขาดหาย · พบของเพิ่ม · แก้ไขยอดนับ · แปลงหน่วย · อื่นๆ — รายการเต็มดูในช่องเลือกบนจอ) ใส่ หมายเหตุ ให้ผู้อนุมัติเข้าใจ
  5. กด ส่งคำร้อง → สถานะ รออนุมัติ

ผู้อนุมัติ: แท็บ ปรับยอด › แท็บย่อย รออนุมัติ › เปิดรายการ › อนุมัติ & บันทึกลงบัญชี (หรือ ยกเลิกคำร้อง)

ถัดไป: ยอดเปลี่ยนทันทีที่อนุมัติ และมีบรรทัด ปรับปรุง ในการเคลื่อนไหว — ระบบยังไม่ส่งแจ้งเตือนเมื่อมีคำขอรอ ต้องเปิดแท็บ รออนุมัติ ดูเอง

ถ้าไม่เป็นแบบนี้: เห็นแท็บ ปรับยอด แต่ไม่มีปุ่ม สร้างคำร้อง → ยังไม่มีสิทธิ์ ขอปรับสต็อก · อนุมัติแล้วขึ้น การปรับลดนี้จะทำให้สต็อกติดลบ → ของถูกใช้ไปก่อนอนุมัติ ยกเลิกแล้วขอใหม่ด้วยยอดปัจจุบัน

การตรวจนับ (นับสต็อกประจำเดือน)

  1. แท็บ การตรวจนับ › เริ่มตรวจนับใหม่
  2. เลือก จุดจัดเก็บ (นับทีละคลัง)
  3. ติ๊ก บันทึกสแน็ปช็อตของสต็อกปัจจุบัน — ระบบดึงทุกรายการในคลังพร้อม คาดว่า ให้ (ถ้าไม่ติ๊ก ต้องกด เพิ่มรายการ เอง)
  4. อยากนับแค่บางหมวด ใช้ ขอบเขตการนับ (ไม่บังคับ): กลุ่มยา · รูปแบบยา · ป้ายกำกับ
  5. กด เริ่มตรวจนับ → ใบสถานะ ร่าง
  6. กรอกช่อง นับจริง ทีละบรรทัด (นับได้ศูนย์ ให้พิมพ์ 0 อย่าเว้นว่าง — ช่องว่างถือว่ายังไม่นับ และจะไม่ถูกปรับ) ช่อง ส่วนต่าง คำนวณให้
  7. อีกคนหนึ่งเปิดใบเดียวกัน › อนุมัติการตรวจนับ → ระบบปรับยอดทุกบรรทัดที่นับให้เท่ากับ นับจริง
สถานะใบนับ ความหมาย
ร่าง กำลังนับ แก้ได้ ยังไม่กระทบยอด
อนุมัติแล้ว ปรับยอดแล้ว แก้ไม่ได้
ยกเลิก ทิ้งใบ ไม่กระทบยอด (ใช้ ยกเลิกการตรวจนับ กับใบร่างที่ค้าง)

ระหว่างนับ ขายและจ่ายยาได้ตามปกติ — แต่ระวังจังหวะอนุมัติ

ใบร่างไม่ล็อกสต็อก แต่ตอนอนุมัติ ระบบตั้งยอดให้เท่ากับตัวเลขที่คุณนับ ถ้านับตอนเช้าแล้วบ่ายจ่ายยาตัวนั้นไป 5 เม็ดก่อนอนุมัติ การอนุมัติจะ "คืน" 5 เม็ดนั้นกลับมาในตัวเลข ทางแก้: นับช่วงที่ไม่มีคนไข้ หรือแบ่งนับทีละหมวดแล้วอนุมัติทันทีหลังนับหมวดนั้นเสร็จ

  • นับหลายวันได้ — ใบร่างค้างไว้ได้ ตัวเลขที่กรอกบันทึกทันที (แต่ระวังเรื่องจังหวะด้านบน)
  • นับบนกระดาษก่อนได้ — ส่งออกแท็บ ยอดคงเหลือ เป็น CSV แล้วเปิดใน Excel สั่งพิมพ์ (หรือส่งออกรายงาน สต๊อกคงเหลือ เป็น Excel/PDF) ไปนับ แล้วกลับมากรอกในใบร่าง
  • นับแบบไม่เห็นยอดในระบบ: ยังทำไม่ได้ — ใบนับโชว์ คาดว่า เสมอ ถ้ากังวลเรื่องลอกตัวเลข ให้คนนับจดบนกระดาษเปล่า แล้วอีกคนเป็นคนกรอกและอนุมัติ
  • อนุมัติแล้วเพิ่งรู้ว่านับผิด: แก้ใบเดิมไม่ได้ — เปิดใบนับใหม่ได้ทันทีเฉพาะรายการนั้น หรือ ขอปรับยอด

การทำลาย (ของหมดอายุ ชำรุด)

  1. แท็บ การทำลาย › คำขอใหม่
  2. เลือก แหล่งที่มา (คลังที่ของวางอยู่ — ไม่ใช่ scrap) · ประเภทรายการ · รายการ · ล็อต (ไม่บังคับ) · จำนวน
  3. เลือก เหตุผล: หมดอายุ · ชำรุด · เรียกคืนสินค้า · ปนเปื้อน · อื่นๆ ใส่ พยาน (ไม่บังคับ) — คืนของให้ผู้จำหน่ายไม่มีเหตุผลแยก ให้เลือก อื่นๆ แล้วเขียนว่า "คืนผู้จำหน่าย …" ในหมายเหตุ
  4. กด ส่งคำขอ → รออนุมัติ
  5. อีกคนเปิดคำขอ › อนุมัติและทิ้ง → ของออกจากคลังเดิม ไปอยู่คลัง scrap (ไม่ต้องย้ายเองก่อน)

คำขอหนึ่งใบ = หนึ่งรายการ ยกเลิกได้ระหว่างรออนุมัติ อนุมัติแล้วย้อนไม่ได้ (ต้องขอปรับยอดเพิ่มเข้าแทน)

เหตุผลบางตัวในรายการ กดส่งแล้วไม่ผ่าน

รายการเหตุผลมี เก็บผิดสภาพ · เปิดแต่ไม่ได้ใช้ · เลิกผลิต · ตัวอย่าง/สาธิต ด้วย แต่ตอนนี้ส่งคำขอด้วยเหตุผลเหล่านี้แล้วระบบไม่รับ ให้เลือก อื่นๆ แล้วเขียนเหตุผลจริงในหมายเหตุแทน

ถ้าไม่เห็นแท็บ การทำลาย: ตำแหน่งยังไม่มีสิทธิ์ ขอทำลายสินค้า / อนุมัติการทำลายสินค้า — ถามเจ้าของคลินิก

ของต่ำกว่าขั้นต่ำ และของใกล้หมดอายุ

  • ขั้นต่ำ ตั้งที่ตัวสินค้า/วัสดุ (ช่อง สต็อกขั้นต่ำ ในข้อมูลหลัก) ค่าเดียวใช้ทุกสาขา — สมุนไพรไม่มีช่องขั้นต่ำ
  • บนหน้า ยอดคงเหลือ ตัวเลขเปลี่ยนเป็นสีส้มเข้มเมื่อถึงขั้นต่ำ ยังไม่มีปุ่มกรองเฉพาะของต่ำกว่าขั้นต่ำ — ใช้ ส่งออก เป็น CSV เปิดใน Excel แล้วกรองคอลัมน์ ต่ำกว่าขั้นต่ำ = ใช่
  • ของใกล้หมดอายุ: แถบบนหน้า ยอดคงเหลือ แสดงล็อตที่หมดอายุภายใน 30 วัน (ช่วงวันเปลี่ยนไม่ได้) — อยากดูล่วงหน้า 3 เดือน ให้เปิดรายงาน สต๊อกคงเหลือ ตาราง คงเหลือรายล็อต (หมดอายุเร็วสุดก่อน) เรียงวันหมดอายุให้แล้ว อ่านลงไปจนถึงวันที่ต้องการ หรือ ส่งออก แล้วกรองคอลัมน์วันหมดอายุ (รายงาน)
  • การ์ด สต็อกต่ำ บนแดชบอร์ดอ่านตัวเลขจากแฟ้มสินค้า ไม่ใช่ยอดตามคลัง อาจไม่ตรงหน้า ยอดคงเหลือ — ให้ถือหน้ายอดคงเหลือเป็นหลัก
  • ระบบยังไม่แจ้งเตือนของใกล้หมด/ใกล้หมดอายุทาง LINE หรืออีเมล และยังไม่สร้างใบขอซื้อให้อัตโนมัติ (ระบบทำอะไรไม่ได้ (ยัง))

สต๊อกยกมา (วันแรกที่เริ่มใช้)

ทำที่ ระบบ › นำเข้าข้อมูล (ศูนย์นำเข้าข้อมูล) › สต๊อกยกมา — ปกติเมนูนี้มีแค่เจ้าของคลินิก

  1. ตรวจว่าสินค้า ยา วัสดุ สมุนไพรทุกตัว มีในข้อมูลหลักแล้ว (ไฟล์ยกมาอ้างอิงชื่อรายการ ถ้ายังไม่มี แถวนั้นจะผิดพลาด)
  2. สลับไปสาขาที่จะลงของ — ของจะเข้า สาขาที่เลือกอยู่ตอนนี้
  3. ดาวน์โหลดเทมเพลต กรอก 4 คอลัมน์: ชื่อสินค้า/ยา/สมุนไพร · ประเภท (product · supply · herb) · คลัง (เว้นว่าง = คลังหลัก) · จำนวนคงเหลือ (สมุนไพรเป็นกรัมเต็ม)
  4. นำเข้า › อัปโหลด › ดูผลตรวจ แถว ผิดพลาด แก้ในไฟล์แล้วอัปโหลดใหม่ (กด ดาวน์โหลดรายการข้อผิดพลาด (CSV) เพื่อดูสาเหตุ)
  5. กด นำเข้าข้อมูล (N รายการ)
  • ไฟล์ Excel เดิมหัวคอลัมน์ไม่ตรง → คัดลอกข้อมูลลงเทมเพลตของระบบ
  • เทมเพลตนี้ ไม่มีช่องล็อต วันหมดอายุ และต้นทุน — ของยกมาจึงเป็น "ไม่มีล็อต" ถูกใช้หลังล็อตที่รับเข้าใหม่ และคิดมูลค่าด้วยราคาทุนมาตรฐานในแฟ้มสินค้า ไม่รู้วันหมดอายุก็ไม่ต้องใส่อะไร (ไม่มีช่องให้ใส่) แต่ให้จดวันหมดอายุที่กล่องไว้เอง แล้วคัดออกตามวันจริง
  • นำเข้าซ้ำ ยอดไม่เบิ้ล — รายการที่คลังนั้นมีของอยู่แล้วถูก ข้าม
  • ยกมาผิด นำเข้าใหม่ไม่ช่วย (ถูกข้าม) → ผิดไม่กี่ตัวใช้ ปรับยอด แบบ ตั้งเป็น · ผิดหลายร้อยตัวใช้ การตรวจนับ ทั้งคลังครั้งเดียว

รายละเอียดการนำเข้าทุกชนิด อยู่ที่ นำเข้าข้อมูล

ทำไมระบบขึ้น "ของไม่พอ"

ข้อความจริงบนจอ: สต็อกของ "พาราเซตามอล" ไม่พอ — ต้องการ 20 แต่คงเหลือ 5 — เติมสต็อกหรือนำรายการออกจากบิล แล้วลองใหม่

"คงเหลือ" ในข้อความคือของ ในคลังที่ระบบจะตัด เฉพาะล็อตที่ยังไม่หมดอายุ ไม่ใช่ของทั้งสาขา ระบบไม่ตัด "เท่าที่มี" — ไม่ตัดเลยทั้งรายการ

เช็คแล้วพบว่า ทำอะไร
ของอยู่อีกคลังในสาขาเดียวกัน โอนย้ายระหว่างคลัง มาคลังที่ตัด (จัดซื้อ: โอน)
ของมาถึงแล้วแต่ยังไม่ได้ยืนยันใบรับ ยืนยันการรับ ใบรับนั้นก่อน
ของที่เหลือหมดอายุหมดแล้ว ใช้ล็อตใหม่ / ทำลายล็อตเก่า
ของบนชั้นมีจริงแต่ระบบไม่มี (ไม่มีเอกสารเข้า) ปรับยอด เพิ่มเข้า (ต้องมีคนอนุมัติ)
ของไม่มีจริง บอกหมอ/แคชเชียร์ เอารายการออกหรือ ข้าม ยานั้น

อีกข้อความหนึ่ง: ยังไม่ได้ตั้งค่าระบบสต๊อกของสาขานี้ → สาขาเปิดการนับสต็อกแต่ไม่มีคลังจริงเลย ให้สร้างคลัง หรือให้เจ้าของปิดการนับสต็อก (หัวข้อถัดไป)

ขอให้ระบบตัดติดลบไปก่อน "เดี๋ยวค่อยรับเข้า" ทำไม่ได้ — ต้องรับของเข้าก่อนเสมอ

คลินิกที่ไม่นับสต็อก ทำได้ไหม

ได้ เจ้าของตั้งที่ ระบบ › บริษัท การ์ด การติดตามสินค้าคงคลัง — ค่าเริ่มต้นของบริษัท และสวิตช์ เปิดใช้การติดตามสินค้าคงคลังที่สาขานี้ แยกทีละสาขา

ตั้งไว้ ผลที่เห็น
เปิด (ค่าเริ่มต้น) ตัดสต็อกตามตาราง ตัดสต็อกตอนไหน ของไม่พอ = ขายไม่ได้
ปิด ขายและจ่ายยาได้ไม่ติดของหมด ไม่มีการตัดสต็อกเลย จำนวนคงเหลือขึ้น ไม่ติดตามสต็อก

เปิดการนับไว้ แต่ไม่ได้ลงของ = ขายไม่ได้

คลินิกใหม่เปิดการนับไว้ตั้งแต่แรก และมีคลัง Main Stockroom ว่าง ๆ ถ้าขายสินค้าโดยยังไม่ลงสต๊อกยกมา จะติด "ของไม่พอ" ทันที เลือกทางเดียว: ลงสต๊อกยกมาให้ครบ หรือให้เจ้าของปิดการนับสต็อกไว้ก่อน

ตรวจย้อนหลัง (การเคลื่อนไหว)

แท็บ การเคลื่อนไหว = สมุดบัญชีของสต็อก หนึ่งบรรทัดต่อการขยับหนึ่งครั้ง (ย้อนหลังแก้หรือลบไม่ได้)

  • ตัวกรอง: ประเภท · สถานที่ · ช่วงวันที่ และ กรองตามรายการ ด้านบน (ดูประวัติยาตัวเดียว)
  • คอลัมน์ จำนวน: บวก = ของเข้า ลบ = ของออก
  • คอลัมน์ อ้างอิง บอกว่าขยับเพราะอะไร เป็นรหัสภาษาอังกฤษบนจอ เช่น goods_receipt:GR-… (รับสินค้า) · visit_dispense (จ่ายยา) · visit_order / counter_sale (บิลชำระแล้ว) · service_consumable (วัสดุของบริการ) · stock_adjustment (ปรับยอด/ยกมา) · stock_count (ตรวจนับ) · disposal (ทำลาย) · visit_dispense_reversal (คืนยา)
ประเภทบนจอ เกิดจาก
รับเข้า รับสินค้า · คืนยา · คืนเงินแล้วของกลับ
เบิกออก จ่ายยา · บิลชำระแล้ว · ออกจากคลังตอนทำลาย
ปรับปรุง ปรับยอด · ตรวจนับ · สต๊อกยกมา
ทำลาย ของเข้าคลัง scrap
โอนออก / โอนเข้า ใบโอน (แต่ละใบมี 2 ขา: ต้นทาง → ระหว่างส่ง → ปลายทาง)

หน้านี้ไม่มีคอลัมน์ชื่อคนทำ — ใครทำอะไรเมื่อไหร่ ดูได้ที่ กำกับดูแล › บันทึกตรวจสอบ (ถ้ามีเมนูนี้ ดู ความเป็นส่วนตัว) ถ้าเคยเห็นคำว่า "ระบบ (ชำระบิล)" ในคู่มือเก่าหรือคำตอบของบอท คำนั้นไม่มีบนจอ บรรทัดที่ระบบตัดเองตอนจ่ายเงินดูจากช่อง อ้างอิง (visit_order / counter_sale / service_consumable) และของที่กลับเข้าเพราะยกเลิกบิลจะเป็น รับเข้า อ้างอิง visit_refund

แท็บนี้กด ส่งออก เป็น CSV ได้ (ส่งเฉพาะแถวที่โหลดมาแล้ว — เลื่อนลงให้สุดก่อน)

ตัวเลขในระบบไม่ตรงของจริงหลังจ่ายยา — ไล่ตามนี้: โหมดการจ่ายยาเป็นแบบไหน (ดู ตาราง) → บิลที่ยังไม่ชำระมีสินค้ารอตัดไหม → ของที่จ่ายอยู่คลังที่ระบบตัดหรือเปล่า → มีบริการที่ผูกวัสดุไว้ไหม → เปิด การเคลื่อนไหว กรองยาตัวนั้นดูบรรทัดล่าสุด

ตัวอย่างสถานการณ์จริง

ฉีดโบท็อกซ์ — บริการที่กินของเอง

คลินิกผูก วัสดุสิ้นเปลือง ไว้ที่บริการ "ฉีดโบท็อกซ์ 50 ยูนิต" = ตัวยา 0.5 ขวด คนไข้ฉีด 1 ครั้ง → หมอกด จบการตรวจ → คนไข้จ่ายเงินครบ บิล ชำระแล้ว → ระบบตัดตัวยาจากล็อตที่หมดอายุเร็วที่สุด โดย ปัดขึ้นเป็นจำนวนเต็ม คือ 1 ขวด (สต็อกนับเป็นจำนวนเต็มเสมอ) → การเคลื่อนไหวขึ้นบรรทัด service_consumable −1 ครั้งนี้ใช้จริงไม่ตรงสูตร: ก่อนปิดบิล กดปุ่ม ตัดตามสูตรของบริการ ใต้บริการนั้น › บันทึกวัสดุที่ใช้จริง ใส่ยอดจริง (เว้นว่าง = ตามสูตร · 0 = ครั้งนี้ไม่ได้ใช้) อยากนับละเอียดกว่าขวด: ตั้งหน่วยของตัวยาเป็นหน่วยเล็ก (เช่น ยูนิต) ตั้งแต่ตอนสร้างรายการ แล้วผูกสูตรเป็น 50

ของไม่พอ ทั้งที่ห้องยามีเต็มตู้

คลินิกมี 2 คลัง: "Main Stockroom" กับ "ห้องยา" ฝ่ายรับของรับยาเข้า "ห้องยา" แต่ระบบตัดจาก "Main Stockroom" (ชื่อภาษาอังกฤษเรียงก่อน) → ขึ้น "ของไม่พอ" ทางแก้ครั้งนี้: โอนย้ายระหว่างคลัง มาที่ Main Stockroom · ทางแก้ถาวร: เปลี่ยนชื่อคลังที่จ่ายยาให้เรียงขึ้นก่อน หรือรวมเหลือคลังเดียว แล้วรับของเข้าคลังนั้นทุกครั้ง

นับสต็อกสิ้นเดือน

วันเสาร์หลังปิดร้าน พี่ต้นเปิด เริ่มตรวจนับใหม่ เลือกคลังห้องยา ติ๊กดึงยอดไว้ นับจริงพิมพ์ทีละบรรทัด พบยาแก้ปวดขาด 3 เม็ด → ส่งให้เจ้าของเปิดใบเดียวกันกด อนุมัติการตรวจนับ → ยอดยาแก้ปวดลดลง 3 และมีบรรทัด stock_count ในการเคลื่อนไหว ทุกบรรทัดที่ตรงกันไม่ถูกแตะ

ใครทำอะไรได้

งาน ปกติเป็นของ
ดูยอดคงเหลือ เคาน์เตอร์ · จัดซื้อ · รับของ · ผู้จัดการ · เจ้าของ
ดูล็อต / วันหมดอายุ / ต้นทุนล็อต จัดซื้อ · รับของ · เจ้าของ
ขอปรับยอด เคาน์เตอร์ · จัดซื้อ · เจ้าของ
อนุมัติปรับยอด · ตรวจนับ · ทำลาย ผู้จัดการ · เจ้าของ (คนขอกับคนอนุมัติต้องเป็นคนละคน ดู ต้องมีสองคน)
เริ่มตรวจนับ · ขอทำลาย · สร้างคลัง จัดซื้อ · เจ้าของ
สต๊อกยกมา · เปิด/ปิดการนับสต็อก เจ้าของ

เคาน์เตอร์: หน้าที่หลักคือ ดู ว่ามีของก่อนขาย (หรือดูตัวเลขข้างรายการตอนเพิ่มสินค้าในการตรวจ) ไม่ต้องนับหรือปรับยอด — เจอยอดไม่ตรงชั้น ให้บอกคนดูแลสต็อก คลินิกตั้งตำแหน่งเองได้ จึงอาจต่างจากตารางนี้ ถ้าไม่เห็นเมนู ให้ขอเจ้าของคลินิกเพิ่มสิทธิ์ (สิ่งที่แต่ละตำแหน่งเห็น)

ทำไม่ได้ (ยัง) และทางเลือก

อยากทำ ตอนนี้ ทางเลือก
พิมพ์แก้ตัวเลขในหน้าสต็อกตรง ๆ ไม่ได้ (ตั้งใจ) ปรับยอด / ตรวจนับ
เลือกล็อตเองตอนจ่ายหรือขาย ไม่ได้ ระบบใช้ FEFO ให้
เลือกคลังที่ตัดตอนขาย/จ่ายยา ไม่ได้ จัดชื่อคลังตาม จุดเก็บของ
ตัดสต็อกติดลบชั่วคราว ไม่ได้ รับของเข้าก่อน
ปรับยอดหลายรายการจากไฟล์ Excel ไม่ได้ ใช้ การตรวจนับ
สแกนบาร์โค้ด ไม่มี ค้นด้วยชื่อ
จองสต็อกตอนหมอสั่งยา ไม่มี ของตัวสุดท้ายเป็นของคนที่จ่าย/ชำระก่อน
ขั้นต่ำแยกตามสาขา / ขั้นต่ำสมุนไพร ไม่มี ขั้นต่ำเดียวทุกสาขา
แก้ต้นทุนหรือวันหมดอายุของล็อตหลังยืนยันรับ ไม่ได้ ดู จัดซื้อ: รับผิด

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ระบบตัดสต็อกตอนไหนกันแน่ ตอนหมอสั่ง ตอนจ่ายยา หรือตอนคนไข้จ่ายเงิน? ไม่เคยตอนหมอสั่ง — ตอนจ่ายยาหรือตอนบิลชำระแล้ว ขึ้นกับชนิดรายการและโหมด ดู ตารางเดียว

ถาม: ยาฝรั่งกับยาสมุนไพรตัดคนละจังหวะใช่ไหม? ในโหมด มีเคาน์เตอร์จ่ายยา ตัดตอนกดจ่ายยาเหมือนกัน ในโหมดอื่น ยาสมุนไพรตัดตอนบิลชำระแล้ว ส่วนยาแผนปัจจุบันในใบสั่งยาไม่ตัดเลย

ถาม: ยอดคงเหลือรวมของที่กำลังโอน (in_transit) ด้วยไหม? ไม่รวม หน้ายอดคงเหลือแสดงเฉพาะคลังจริง ของระหว่างโอนจะกลับมาโชว์เมื่อปลายทางกด รับสินค้า

ถาม: สั่งซื้อเป็นกล่อง แต่จ่ายเป็นเม็ด ระบบคิดยังไง? ระบบนับทุกอย่างเป็นหน่วยเดียวของรายการนั้น ถ้ายานับเป็นเม็ด ใบสั่งซื้อก็ใส่เป็นเม็ด (ตัวอย่าง) ขายเป็นแผงในรายการเดียวกันไม่ได้

ถาม: ขายบริการหรือตัดคอร์ส ทำไมสต็อกไม่ลด? บริการและแพ็กเกจไม่นับสต็อก ยกเว้นบริการที่ผูกวัสดุสิ้นเปลืองไว้ ซึ่งตัดตอนบิลชำระแล้ว

ถาม: คืนเงินลูกค้าแล้ว ของกลับเข้าสต็อกไหม? ขึ้นกับปุ่มที่ใช้: ยกเลิกบิล (คืนทั้งใบ) → ของกลับเข้าคลังและล็อตเดิมให้เอง · คืนเงินบางส่วน → ของไม่กลับ (ยกเว้นคืนหลายครั้งจนยอดรวมเท่ายอดบิล) ถ้าลูกค้าเอาของมาคืนจริง ให้ ขอปรับยอด แบบ เพิ่มเข้า · ยกเลิกการชำระเงิน (void) → ของไม่กลับ ตารางเต็มอยู่ที่ กดผิด แก้ยังไง: เงิน

ถาม: ต้องทำลายยาหมดอายุทันทีไหม ไม่งั้นระบบจะตัดให้คนไข้? ระบบไม่ตัดล็อตที่หมดอายุแล้วอยู่แล้ว แต่ควรทำลายเพื่อให้ยอดคงเหลือตรงชั้น

ถาม: เจ้าของเห็นสต็อกทุกสาขารวมกันไหม? หน้ายอดคงเหลือดูทีละคลัง ภาพรวมดูที่รายงาน สต๊อกคงเหลือ ในเมนูรายงาน (รายงาน)

ถาม: ใช้มือถือหรือ iPad เดินนับได้ไหม? ดูที่ ระบบทำอะไรไม่ได้ (ยัง) และ ติดปัญหา

คำศัพท์

คำที่พูดกัน ชื่อบนจอ ความหมาย
คลัง, จุดเก็บ, location คลังสินค้า / ตำแหน่งจัดเก็บ / สถานที่ ที่วางของในสาขา
ยอดในระบบ คงเหลือ ยอดที่คลังนั้น
ล็อต ล็อต ของชุดที่รับเข้าพร้อมกัน วันหมดอายุเดียวกัน
ประวัติเข้าออก การเคลื่อนไหว บันทึกทุกการขยับ
ปรับยอด, แก้ยอด ปรับยอด / ขอปรับสต็อก ขอเพิ่ม/ลดยอด ต้องมีคนอนุมัติ
นับสต็อก การตรวจนับ เทียบของจริงกับยอด (เลข SC-)
ทิ้งของ, ตัดของเสีย การทำลาย / คำขอทิ้งสินค้า ย้ายของไปคลัง scrap (เลข DP-)
ยอดยกมา สต๊อกยกมา ยอดเริ่มต้นวันแรก
FEFO — ใช้ของที่หมดอายุก่อน
สองคน, four-eyes หลักการ 4 ตา คนขอกับคนอนุมัติต้องเป็นคนละคน