จัดซื้อ

เอกสาร 3 ขั้น และเลขเอกสาร

เมนู สต็อก › จัดซื้อ มี 3 แท็บ เรียงตามลำดับงาน

เลขเอกสารอื่นที่จะเจอ: TR- ใบโอน · SC- ใบตรวจนับ · DP- คำขอทิ้งสินค้า — ทุกเลขเป็นรูปแบบ ตัวย่อ-ปีเดือน-ลำดับ เช่น PO-202609-0012 (ใบขอซื้อนับเลขทั้งบริษัท ที่เหลือนับแยกสาขา)

ต้องทำใบขอซื้อทุกครั้งไหม: ไม่ต้อง คลินิกเล็กที่คนสั่งกับคนอนุมัติคือคนเดียวกันหรืออยู่ใกล้กัน สร้างใบสั่งซื้อได้เลย ใบขอซื้อมีไว้ให้สาขา/ห้องยาแจ้งความต้องการให้ฝ่ายจัดซื้อ

ขอซื้อ (คำร้อง)

• ใบขอซื้อไม่มีผู้จำหน่ายและราคา — ฝ่ายจัดซื้อใส่ตอนแปลงเป็นใบสั่งซื้อ
• แก้ได้เฉพาะตอนเป็น ร่าง (ปุ่ม แก้ไขร่าง) ส่งไปแล้วอยากแก้ → ยกเลิก แล้วทำใบใหม่
• คนอนุมัติ: คนที่มีสิทธิ์ อนุมัติใบขอซื้อ (ปกติคือเจ้าของ) เปิดใบแล้วกด อนุมัติ
• ดูใบที่รอตัวเอง: ตัวกรองมุมมอง รออนุมัติของฉัน · ด่วน: มุมมอง ด่วน

ถัดไป: ใบที่อนุมัติแล้วรอแปลงเป็นใบสั่งซื้อ (หัวข้อถัดไป)

แปลงใบขอซื้อเป็นใบสั่งซื้อ

คนกดแปลง = คนที่มีสิทธิ์ แปลงใบขอซื้อเป็นใบสั่งซื้อ (ปกติฝ่ายจัดซื้อและเจ้าของ) ใบขอซื้อที่แปลงแล้วใช้ซ้ำไม่ได้ ถ้าใบสั่งซื้อที่ได้ถูกยกเลิกภายหลัง ให้ทำใบสั่งซื้อใหม่ตรง ๆ

สร้างใบสั่งซื้อ

• กด ส่งให้ผู้จำหน่าย ระบบไม่ได้ส่งอะไรออกไปจริง เป็นแค่การเปลี่ยนสถานะ ให้ส่งรายการให้ผู้จำหน่ายเองทาง LINE/โทร ยังไม่มีแบบฟอร์มใบสั่งซื้อพร้อมหัวบริษัทสำหรับพิมพ์ ส่ง PDF หรืออีเมล
• ปุ่ม ส่งให้ผู้จำหน่าย ใช้สิทธิ์เดียวกับ อนุมัติใบสั่งซื้อ — ปกติเจ้าของเป็นคนกด
• สร้างแล้วแก้รายการในใบสั่งซื้อไม่ได้ ผิด → ยกเลิกใบสั่งซื้อ (ก่อนสถานะ ส่งแล้ว) แล้วสร้างใหม่
• ดูใบที่ยังค้างรับของ: ตัวกรอง สถานะ = ส่งแล้ว หรือมุมมอง ที่ดำเนินอยู่ · กรองตาม ผู้จัดจำหน่าย และ ช่วงวันที่ ได้ · ยังไม่มีช่องพิมพ์ค้นเลขเอกสาร (เรียงคอลัมน์ เลขที่ PO แทน)

จำนวนและหน่วย: กล่องกับเม็ด

ระบบนับสินค้าแต่ละตัวด้วย หน่วยเดียว — หน่วยที่ตั้งไว้ในแฟ้มสินค้า จำนวนในใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบรับ และสต็อก ใช้หน่วยนี้ทั้งหมด ราคาต่อหน่วย จึงเป็นราคาต่อหน่วยนั้นด้วย

ขายเป็นแผงจากยาที่นับเป็นเม็ดในรายการเดียวกันไม่ได้ — หนึ่งรายการมีหน่วยเดียว

รับสินค้า (ของมาส่ง)

• ตำแหน่งจัดเก็บ ต้องใส่ทุกบรรทัด — รับเข้าคลังที่ห้องยาจ่ายยาโดยตรง ถ้าไม่อยากต้องโอนทุกครั้ง (การจ่ายยาตัดจากคลังจริงตัวแรกตามชื่อ ดู จุดเก็บของ)
• ยืนยันแล้ว ตัวเลขแก้ไม่ได้ — ตรวจล็อต วันหมดอายุ ต้นทุน ก่อนกดทุกครั้ง
• รับของแทนสาขาอื่นไม่ได้ — ต้องเป็นคนที่สาขาปลายทางของใบสั่งซื้อ
• ใบรับร่างที่เปิดไว้แต่ยังไม่ยืนยัน ไม่มีผลกับสต็อก ทิ้งได้ด้วย ยกเลิกใบรับร่าง
• ดูใบรับย้อนหลัง: แท็บ รับสินค้า (เลขที่ GR · PO · ผู้จัดจำหน่าย · จำนวนรวม · สถานะ · เมื่อ) กดเข้าไปเห็นรายการ ล็อต และคลังที่รับเข้า

ถัดไป: ของโผล่ที่ สต็อก › สต็อกสินค้า ในคลังที่เลือก และเป็นบรรทัด รับเข้า ในการเคลื่อนไหว ใบสั่งซื้อที่รับครบจะเป็น ปิดแล้ว เอง

ถ้าไม่เป็นแบบนี้:

• ขึ้น ใบสั่งซื้อนี้ยังรับสินค้าไม่ได้ → ใบยังไม่ถึงสถานะ ส่งแล้ว ให้คนมีสิทธิ์กด ส่งให้ผู้จำหน่าย ก่อน
• ขึ้น การรับจำนวนนี้จะเกินจำนวนที่สั่งซื้อในใบสั่งซื้อ → รับเกินไม่ได้ ดู ของแถม
• ขึ้น ต้องระบุตำแหน่งจัดเก็บในทุกรายการก่อนยืนยัน → มีบรรทัดที่ยังไม่เลือกคลัง
• ขึ้น ต้นทุนต่อหน่วยติดลบไม่ได้ → ช่องต้นทุนมีเครื่องหมายลบ แก้เป็น 0 ขึ้นไป
• ส่วนลดท้ายบิลของผู้จำหน่าย: ใบรับไม่มีช่องส่วนลดท้ายบิล ให้เฉลี่ยส่วนลดเข้าไปในต้นทุนต่อหน่วยของแต่ละบรรทัดเอง เช่น บิล 10,000 ลด 500 (5%) → ใส่ต้นทุนต่อหน่วยแต่ละตัวเป็น 95% ของราคาเดิม อย่าใส่บรรทัดส่วนลดเป็นตัวเลขติดลบ
• ใครรับของใบนี้: หน้าใบรับบอกคลังที่รับเข้าและวันที่ แต่ไม่มีชื่อคนรับ ดูชื่อได้ที่ กำกับดูแล › บันทึกตรวจสอบ กรอง ประเภททรัพยากร = ใบรับสินค้า (บันทึกตรวจสอบ)
• รับแล้วแต่ห้องยาไม่เห็นของ → รับเข้าคนละคลัง ต้อง โอน

ของมาไม่ครบ และราคาไม่ตรง

ของมาไม่ครบ: รับเท่าที่มา แล้วยืนยัน ใบสั่งซื้อยังเป็น ส่งแล้ว คอลัมน์ รับแล้ว บอกยอดที่ได้ ของมาอีกรอบ → รับสินค้า ใหม่จากใบเดิม (หน้ารับมีคอลัมน์ รับไปแล้ว) รับครบเมื่อไหร่ใบจะ ปิดแล้ว เอง

ผู้จำหน่ายไม่ส่งของที่เหลือแล้ว: ตอนนี้ปิดใบสั่งซื้อที่รับไม่ครบไม่ได้ และยกเลิกใบที่ ส่งแล้ว ไม่ได้ ใบจะค้างสถานะ ส่งแล้ว — ใส่หมายเหตุไว้ในใบรับ และถ้าต้องสั่งของที่ขาดจากเจ้าอื่น ให้สร้างใบสั่งซื้อใหม่

ราคาในใบส่งของไม่ตรงใบสั่งซื้อ: แก้ช่อง ต้นทุนต่อหน่วย ในหน้ารับสินค้า ก่อน ยืนยัน — ต้นทุนนี้ติดไปกับล็อตและใช้คิดมูลค่าสต็อก ใบสั่งซื้อไม่เปลี่ยนตาม

ของแถม

ระบบไม่ให้รับเกินจำนวนในใบสั่งซื้อ เลือกทางใดทางหนึ่ง:

รับผิด แก้ยังไง

ตัวเลือกแก้ยอดทั้งหมดอยู่ที่ สต็อก: ปรับยอด และ กดผิด แก้ยังไง: สต็อก

ผู้จำหน่าย

เมนู สต็อก › ผู้จำหน่าย — ใช้ร่วมกันทุกสาขาในบริษัท

• แก้ข้อมูล (เบอร์ เครดิตเทอม) → แก้ไข
• ลบไม่ได้ ใช้ ปิดใช้งาน แทน — ถ้ายังมีใบสั่งซื้อค้างอยู่จะขึ้น ปิดใช้งานไม่ได้ — ยังมีใบสั่งซื้อเปิดอยู่กับผู้จัดจำหน่ายรายนี้
• ชื่อซ้ำกับรายที่ใช้งานอยู่ไม่ได้
• มีรายชื่อเดิมเป็นไฟล์: นำเข้าได้ที่ ระบบ › นำเข้าข้อมูล › ผู้จัดจำหน่าย (นำเข้าข้อมูล)

โอนย้ายระหว่างคลัง

เมนู สต็อก › โอนย้ายระหว่างคลัง — ย้ายของระหว่างคลัง ในสาขาเดียวกัน เช่น ห้องสต็อก → ห้องยา

• ยกเลิกได้เฉพาะตอน ร่าง ส่งแล้วยกเลิกไม่ได้ — ส่งเกินให้ทำใบโอนย้อนกลับ
• ใบที่ค้าง อยู่ระหว่างส่ง นาน ๆ: ระบบไม่เตือน ให้เปิดรายการใบโอนแล้วกรอง กำลังดำเนินการ (แสดงใบร่างและใบที่อยู่ระหว่างส่ง) เป็นประจำ สถานะบนจอชื่อ อยู่ระหว่างส่ง — ถ้าได้ยินคำว่า "กำลังขนย้าย" หมายถึงสถานะนี้
• กด รับสินค้า คือรับทั้งใบ ไม่มีรับบางส่วน
• ของมาไม่ครบ / หายระหว่างทาง: ปลายทางกด รับสินค้า ให้ใบจบก่อน แล้ว ขอปรับยอด แบบ นำออก ที่คลังปลายทาง เหตุผล ของขาดหาย — ถ้าไม่กดรับ ของจะค้างสถานะ "ระหว่างขนส่ง" ไปเรื่อย ๆ
• ของที่ไม่มีล็อต (เช่น ของยกมา) โอนไม่ได้ เพราะทุกบรรทัดต้องมีล็อต — ใช้ขอปรับยอดนำออก/เพิ่มเข้าแทน
• ต้องโอนทุกครั้งที่ของเข้าไหม: ไม่ต้อง ถ้า รับเข้าคลังที่จ่ายยาตั้งแต่แรก

ถ้าไม่เป็นแบบนี้: ปลายทางที่อยากได้ไม่ขึ้นให้เลือก หรือขึ้นข้อผิดพลาดตอนสร้าง → คลังนั้นอยู่อีกสาขา (เลือกได้เฉพาะคลังของสาขาที่เลือกอยู่) · ขึ้น ทุกรายการโอนต้องเลือกล็อต → มีบรรทัดไม่มีล็อต · ขึ้น คลังต้นทางมีสินค้าไม่พอสำหรับใบโอนนี้ → ของที่ต้นทาง/ล็อตนั้นไม่พอ · ไม่เห็นเมนูนี้ → ขอเจ้าของเพิ่มสิทธิ์ ดู/จัดการการโอนย้ายสต็อก (บางแพ็กเกจระบบไม่มีฟีเจอร์นี้ ดู แพ็กเกจระบบ)

ย้ายของข้ามสาขา

ยังทำด้วยใบโอนไม่ได้ แม้หัวหน้าจอโอนย้ายจะเขียนว่า "ระหว่างสาขา" — เลือกได้เฉพาะคลังในสาขาเดียวกัน

ทางเลือกตอนนี้ (ทำเป็นคู่ ให้ยอดรวมบริษัทเท่าเดิม):

ข้อเสีย: ของที่เพิ่มเข้าที่ปลายทางไม่มีล็อต วันหมดอายุ และต้นทุนจากล็อตเดิม ถ้าย้ายบ่อย คุยกับเจ้าของเรื่องให้แต่ละสาขาสั่งซื้อเอง (ใบสั่งซื้อเลือก สำหรับสาขา ได้)

รายการตั้งต้นของงานจัดซื้อ

ในเมนู ข้อมูลหลัก (หมวดนี้พับไว้ตอนเริ่ม)

สิ่งที่ใช้จริง: ช่อง เงื่อนไขการชำระ ในฟอร์มผู้จำหน่าย และช่อง หมวดหมู่เหตุผล ในใบขอซื้อ เป็นรายการให้เลือกที่ระบบมีมาให้แล้ว (เงื่อนไขมี ชำระทันที · เก็บเงินปลายทาง · จ่ายล่วงหน้า · Net 7/15/30/45/60/90 · สิ้นเดือน ฯลฯ — Net 60 = เครดิต 60 วัน) — ค่าที่เพิ่มในสองเมนูข้างบนไม่ไปขึ้นในช่องเหล่านี้ ใบสั่งซื้อไม่มีช่องเงื่อนไขการชำระ

อยากได้ตัวเลือกที่ไม่มีในรายการ: เจ้าของซ่อน เปลี่ยนชื่อ หรือเรียงตัวเลือกเดิมได้ที่ ตัวเลือกในเมนู (หมวด เงื่อนไขการชำระเงิน) แต่เพิ่มตัวเลือกใหม่เองไม่ได้ — แจ้งทีมงาน หรือเขียนเงื่อนไขพิเศษใน หมายเหตุ ของผู้จำหน่าย

คลินิกที่ไม่ใช้ระบบจัดซื้อเลย ไม่ต้องตั้งอะไรในส่วนนี้

ตัวอย่างสถานการณ์

ใครทำอะไรได้

ชื่อสิทธิ์ที่ขอเจ้าของได้: จัดการใบขอซื้อ · อนุมัติใบขอซื้อ · แปลงใบขอซื้อเป็นใบสั่งซื้อ · จัดการใบสั่งซื้อ · อนุมัติใบสั่งซื้อ · จัดการใบรับสินค้า · จัดการผู้จำหน่าย · ดู/จัดการการโอนย้ายสต็อก — คลินิกตั้งตำแหน่งเองได้ จึงอาจต่างจากตาราง ถ้าไม่เห็นเมนูหรือปุ่มเป็นสีเทา ให้ขอเจ้าของคลินิกเพิ่มสิทธิ์ (บุคลากรและสิทธิ์)

ทำไม่ได้ (ยัง) และทางเลือก

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: หน้าจัดซื้อมีแท็บ คำร้อง ใบสั่งซื้อ รับสินค้า ต้องเริ่มจากแท็บไหน? คำร้อง = ใบขอซื้อ (ไม่บังคับ) → ใบสั่งซื้อ → รับสินค้า ถ้าไม่ใช้ใบขอซื้อ เริ่มที่ ใบสั่งซื้อ ได้เลย

ถาม: น้องรับของทำใบรับได้ แต่สร้างใบสั่งซื้อไม่ได้ใช่ไหม? ใช่ ตามตำแหน่งตั้งต้น ตำแหน่ง รับของ รับสินค้าและสร้างใบขอซื้อได้ แต่สร้างใบสั่งซื้อไม่ได้

ถาม: ปุ่มสร้างใบขอซื้อเป็นสีเทา กดไม่ได้? ตรวจ 2 อย่าง: เลือกสาขาเดียวอยู่หรือเปล่า (ไม่ใช่ มุมมองบริษัท) และตำแหน่งมีสิทธิ์ จัดการใบขอซื้อ ไหม

ถาม: รับของแล้ว แต่ยอดในห้องยาไม่ขึ้น? เปิด สต็อก › สต็อกสินค้า เปลี่ยน สถานที่ ดู — ของเข้าคลังที่เลือกตอนรับ ถ้าไม่ใช่ห้องยา ให้ โอน

ถาม: เลขใบสั่งซื้อแยกตามสาขา ค้นข้ามสาขาได้ไหม? หน้าใบสั่งซื้อแสดงของสาขาที่เลือกอยู่ (รวมใบที่ส่งมาที่สาขานี้) ดูสาขาอื่นให้สลับสาขา

ถาม: ตั้งขั้นต่ำไว้แล้ว ระบบสร้างใบขอซื้อให้เองไหม? ไม่ — ขั้นต่ำใช้ทำสีเตือนในหน้ายอดคงเหลือเท่านั้น

ถาม: มีวิดีโอเรื่องรับของไหม? ดูปุ่มวิดีโอสาธิตที่ด้านล่างแถบเมนูซ้าย (เริ่มที่นี่)