เปิดทุกความเข้าใจเรื่องคลังของคลินิก — ของเข้าเมื่อไหร่ ของออกเมื่อไหร่ ทำไมระบบถึง “รู้” เสมอ และทำไมสต็อกถึงติดลบไม่ได้เด็ดขาด
ถ้าเข้าใจ 4 ข้อนี้ ที่เหลือทั้งหมดจะกระจ่างเอง — ระบบสต็อกของ SyncEdge ออกแบบมาเหมือนสมุดบัญชีของนักบัญชีที่เคร่งครัด
ทุกชิ้นถูกผูกกับ ของ + ที่เก็บ + ล็อต + จำนวนคงเหลือ ตลอดเวลา ไม่มีของชิ้นไหน “ลอย” อยู่นอกบัญชี
เหมือนเขียนด้วยปากกาในสมุดบัญชี ถ้าผิดต้องเขียน “บรรทัดกลับรายการ” ใหม่ ทำให้รู้เสมอว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน ล็อตไหน อ้างอิงเอกสารไหน
มีด่านกันแน่นถึงระดับฐานข้อมูล ถ้าจะตัดของมากกว่าที่มี ระบบจะ “ปฏิเสธ” ทันทีและขึ้นข้อความ “ของไม่พอ” — ตัวเลขจึงเชื่อถือได้เสมอ
ย้อนดูได้ทุกบรรทัดว่ามาจากเอกสารอะไร เช่น ใบรับของ GR-202606-0042 หรือบิล INV-202606-0188 — ตรวจสอบและกระทบยอดได้ตลอด
ทุกอย่างวิ่งผ่าน “สมุดบัญชีสต็อก” จุดเดียว ของจะเพิ่มได้ก็ต่อเมื่อมีเอกสารยืนยัน และจะลดได้ก็ต่อเมื่อมีการจ่ายเงิน/จ่ายของจริงเท่านั้น
ของ · ที่เก็บ · ล็อต · คงเหลือ
ทุกบรรทัดถาวร แก้ไม่ได้
จำหลักง่าย ๆ คือ ของเพิ่มเฉพาะตอน “ยืนยันเอกสารรับของ” และของลดเฉพาะตอน “จ่ายเงินจริง หรือ จ่ายของจริง”
ของจะยังไม่เข้าสต็อกจนกว่าจะกด “ยืนยัน”
ของจะลดก็ต่อเมื่อเกิดการจ่ายจริงเท่านั้น
การ สร้างใบสั่งซื้อ (PO) หรือแค่ เปิดบิล / พักบิลค้างไว้ ไม่ได้ทำให้สต็อกขยับเลย
ความจริง: สต็อก เพิ่ม ก็ต่อเมื่อ “ยืนยันใบรับของ (GR)” เท่านั้น และ ลด ก็ต่อเมื่อ “จ่ายเงิน/จ่ายของจริง” เท่านั้น — สั่งซื้อแล้วของยังไม่มา = ยังไม่นับเป็นสต็อก
เวลาตัดของออก ถ้าไม่ได้เลือกล็อตเอง ระบบจะหยิบ “ล็อตที่ใกล้หมดอายุที่สุดก่อน” ให้อัตโนมัติ (First-Expiry-First-Out) เพื่อลดของหมดอายุทิ้ง
ลองเอง: กดปุ่ม “ตัดของ 10 ชิ้น” ดูว่าระบบไล่ตัดจากล็อตไหนก่อน — มันจะกินจากซ้ายไปขวา (ใกล้หมดอายุก่อน) เสมอ
ระบบจะหยิบจาก ล็อต A ก่อนเสมอ เพราะใกล้หมดอายุที่สุด — เมื่อล็อต A หมด จึงขยับไปล็อต B แล้วล็อต C ตามลำดับ
นอกจากที่เก็บจริงในคลินิกแล้ว ระบบยังสร้าง “ที่เก็บเสมือน” อีก 3 แห่งอัตโนมัติ เพื่อให้บัญชีสต็อกครบถ้วนแม้ของยังเดินทางหรือถูกตัดทิ้ง
ที่เก็บยาสำหรับจ่ายให้คนไข้
คลังหลักเก็บของรวมของสาขา
ตู้/จุดเก็บย่อยภายในสาขา
ของที่ผู้ขายฝากไว้/เป็นหนี้อยู่ ยังไม่ใช่ของเราเต็มตัว
ของที่โอนออกแล้วแต่ยังเดินทางไปไม่ถึงปลายทาง
ของที่ถูกตัดทิ้ง/หมดอายุ เก็บไว้เป็นหลักฐานบัญชี
การซื้อของเดินผ่าน 3 เอกสารต่อกัน แต่จำให้ขึ้นใจ: สต็อกเพิ่มที่ขั้น “ยืนยันใบรับของ (GR)” เท่านั้น — ไม่ใช่ตอนสั่งซื้อ (PO)
การปรับสต็อกด้วยมือหรือการตัดของเสีย ต้องมีคนหนึ่ง “ขอ” และอีกคนที่ ต่างคนกัน มา “อนุมัติ” — กันความผิดพลาดและการทุจริต
สร้างคำขอปรับสต็อก / ขอตัดของเสีย พร้อมระบุเหตุผลและจำนวน
ตรวจคำขอแล้วกด “อนุมัติ” สต็อกจึงจะถูกปรับจริง
อนุมัติคำขอของตัวเองไม่ได้ — ถ้าคนเดียวกันกดทั้งขอและอนุมัติ ระบบจะปฏิเสธทันที เพื่อให้แน่ใจว่ามี “สี่ตา” ตรวจจริง ๆ (ยกเว้นการปรับยอดบนแพ็กเกจ Solo/Starter ที่คลินิกมีคนเดียว ระบบยอมให้อนุมัติเองได้และจดไว้ในประวัติว่าเป็นข้อยกเว้น — การทิ้งของและการนับสต๊อกไม่มีข้อยกเว้นนี้)
ลองกดรับของเข้าและตัดของออกดู — แล้วลองตัดให้เกินจำนวนที่มี จะเห็นว่าระบบ “ปฏิเสธ” และสต็อกไม่มีวันติดลบ
ห้องยา · อ้างอิงล่าสุด: GR-202606-0042กด “ตัดออก” จนเหลือ 0 แล้วลองกดต่ออีกครั้ง — ระบบจะกันไว้ไม่ให้ติดลบ และสั่นปฏิเสธพร้อมขึ้น “ของไม่พอ”
นี่คือหน้าตาของสมุดบัญชีสต็อก ทุกบรรทัดบอกครบว่า ทำอะไร กับของไหน ล็อตไหน +/− เท่าไร คงเหลือเท่าไร ที่เก็บไหน และอ้างอิงเอกสารใด — และไม่มีบรรทัดไหนถูกแก้หรือลบได้
| วันที่/เวลา | รายการ | ของ · ล็อต | +/− | คงเหลือ | ที่เก็บ | อ้างอิง | โดย |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 23 มิ.ย. 09:14 | รับของเข้า | บีโตฟิล 50U · LOT-7781 | +10 | 10 | ห้องยา | GR-202606-0042 | สมหญิง (จัดซื้อ) |
| 23 มิ.ย. 10:02 | ใช้ในบริการ | บีโตฟิล 50U · LOT-7781 | −2 | 8 | ห้องยา | INV-202606-0188 | ระบบ (ชำระบิล) |
| 23 มิ.ย. 11:20 | จ่ายยา | พาราเซตามอล · LOT-5510 | −20 | 180 | ห้องยา | VN-20260623-007 | กานดา (เภสัช) |
| 23 มิ.ย. 14:08 | ตัดของเสีย | น้ำเกลือ · LOT-3300 | −3 | 45 | ของเสีย | DP-202606-0009 | วิชัย (อนุมัติ) |
| 23 มิ.ย. 15:31 | กลับรายการ +2 | บีโตฟิล 50U · LOT-7781 | +2 | 10 | ห้องยา | INV-202606-0188 | มานพ (แก้ไข) |
ลองไล่ดูตั้งแต่ของเข้าจนของออกในเคสจริง พร้อมช่องว่างให้คลินิกเติมตัวเลขของตัวเองได้ (พิมพ์แก้ได้เลย)